Les Cliniques de l’Europe utilisent un nouvel outil qui automatise une partie de la gestion des remplacements infirmiers et permet de supprimer environ 2.450 heures de tâches administratives par an, annoncent-elles mercredi dans un communiqué. Le système aide les responsables à identifier les renforts disponibles et à anticiper les tensions sur les effectifs. La décision d’affectation reste entre leurs mains.

La plateforme Innatify est utilisée par quatre managers de soins et plus de trente infirmiers en chef. Elle rassemble les informations sur le nombre de patients, la charge et l’intensité des soins, ainsi que sur la disponibilité, les compétences, les restrictions et les préférences du personnel. Sur cette base, elle identifie les unités qui ont besoin de renfort et propose en temps réel les professionnels disponibles en interne ou en externe les plus adaptés.

« Grâce à cet outil, nous pouvons mieux mobiliser les compétences disponibles tout en réduisant la charge administrative de nos équipes. Nous libérons ainsi du temps pour le management et les soins, tout en veillant à ce que chaque patient reçoive les bons soins par le bon professionnel », explique Lieven Mangelschots, directeur Soins & Qualité des Cliniques de l’Europe.

Auparavant, les responsables infirmiers devaient reconstituer la situation à partir d’informations réparties dans onze systèmes, rapports et processus. Ces données sont désormais réunies dans une vue unique et actualisée. Une partie du reporting est également automatisée, ce qui réduit le travail manuel dans Excel.

Pour les managers de soins, le gain représente environ une heure par jour auparavant consacrée à rassembler les informations sur les effectifs et la charge de travail. À l’échelle du management infirmier, l’hôpital estime à environ 2.450 heures par an le volume de tâches administratives supprimées.

L’outil permet aussi de réaliser des analyses qui ne pouvaient auparavant pas être menées régulièrement, notamment pour anticiper les tensions, suivre les besoins et analyser les ressources disponibles. Les Cliniques de l’Europe évaluent cette capacité d’analyse supplémentaire à l’équivalent de 4.400 heures par an.

Lorsque des ressources internes sont disponibles, la plateforme identifie dans 90,5 % des cas un remplaçant parmi les dix profils les plus adéquats, selon le communiqué. Les managers de soins et les infirmiers en chef conservent toutefois la décision finale.

« Nous automatisons la collecte et le croisement des informations, pas la décision. Le système propose les options de remplacement les plus adaptées, tandis que les responsables infirmiers gardent la décision finale. L’objectif est de leur rendre du temps pour leurs équipes et les soins », précise Scott Russell, fondateur et CEO d’Innatify.

Dans un contexte de pénurie infirmière, la détection plus précoce des tensions doit permettre aux responsables d’intervenir plus rapidement, en tenant compte de la charge de travail, des compétences et des préférences du personnel.

« Pour la première fois, nous pouvons voir les tensions liées aux effectifs se profiler jusqu’à deux mois à l’avance et commencer à les résoudre avant qu’elles n’atteignent le terrain », explique Saskia Liessens, manager de soins aux Cliniques de l’Europe.