De Europa Ziekenhuizen gebruiken een nieuwe tool die een deel van het vervangingsmanagement automatiseert en jaarlijks ongeveer 2.450 uur aan administratieve taken doet wegvallen. Dat melden ze woensdag in een persbericht. Het systeem helpt leidinggevenden sneller beschikbare medewerkers te vinden en knelpunten in de personeelsbezetting te voorspellen. De uiteindelijke beslissing over de personeelsinzet blijft bij hen.

Het platform Innatify wordt gebruikt door vier zorgmanagers en meer dan dertig hoofdverpleegkundigen. Het brengt informatie samen over patiëntenaantallen, werklast en zorgzwaarte, beschikbaarheid van personeel, competenties, beperkingen en voorkeuren. Op basis daarvan detecteert het welke afdelingen versterking nodig hebben en stelt het in real time de meest geschikte kandidaten voor die intern en extern beschikbaar zijn.

“Dankzij deze tool kunnen we de beschikbare competenties beter inzetten en tegelijk de administratieve belasting van onze teams verminderen. Zo maken we tijd vrij voor management en zorg, en zorgen we ervoor dat elke patiënt de juiste zorg krijgt van de juiste zorgprofessional”, aldus Lieven Mangelschots, directeur Zorg & Kwaliteit van de Europa Ziekenhuizen.

Vroeger moesten verpleegkundige leidinggevenden de situatie zelf reconstrueren op basis van informatie verspreid over elf systemen, rapporten en processen. Die gegevens worden nu samengebracht in één actueel overzicht. Ook een deel van de rapportering wordt geautomatiseerd, waardoor minder manueel werk in Excel nodig is.

Voor de zorgmanagers gaat het om ongeveer één uur per dag dat vroeger nodig was om informatie over de personeelsbezetting en de werklast samen te brengen. Over het hele verpleegkundige management gaat het volgens de Europa Ziekenhuizen om ongeveer 2.450 uur per jaar aan administratieve taken die wegvallen.

De tool maakt ook analyses mogelijk die voordien niet op regelmatige basis konden worden uitgevoerd, onder meer om knelpunten te voorspellen, behoeften op te volgen en beschikbare capaciteit te analyseren. De Europa Ziekenhuizen ramen die bijkomende analysecapaciteit op het equivalent van 4.400 uur per jaar.

Wanneer interne capaciteit beschikbaar is, vindt het platform in 90,5% van de gevallen een vervanger binnen de tien meest geschikte profielen, volgens het persbericht. De zorgmanagers en hoofdverpleegkundigen nemen wel nog altijd de uiteindelijke beslissing over de personeelsinzet.

“We automatiseren het verzamelen en combineren van informatie, niet de beslissing. Het systeem stelt de meest geschikte vervangingsopties voor, terwijl de verpleegkundige leidinggevenden de uiteindelijke beslissing behouden. Zo willen we hun tijd teruggeven voor hun teams en de zorg”, zegt Scott Russell, oprichter en CEO van Innatify.

In een context van een tekort aan verpleegkundigen moet het vroeger detecteren van knelpunten leidinggevenden toelaten sneller in te grijpen, rekening houdend met de werklast, competenties en voorkeuren van medewerkers.

“Voor het eerst zien we knelpunten in de personeelsbezetting tot twee maanden op voorhand aankomen en kunnen we ze beginnen oplossen voordat ze de werkvloer bereiken”, zegt Saskia Liessens, zorgmanager bij de Europa Ziekenhuizen.