Les spécialistes croulent sous les tâches administratives

Les spécialistes perdent en moyenne 40% de leur temps total de travail dans des tâches administratives. Au sommet du mécontentement: les TIC et le dossier patient informatisé (DPI) ne les soutiennent pas suffisamment dans ces tâches. Tels sont les chiffres choquants d’une étude hollandaise. Des solutions concrètes sont aussi proposées. Et en Belgique?

e-Health et les problèmes qui en découlent constituaient le thème principal de la médico-mut lundi dernier. Les spécialistes des techniques de l’information qui essayaient de réfuter les critiques pourraient peut-être apprendre quelque chose des milliers de solutions que les spécialistes ont eux-mêmes avancées pour diminuer cette charge administrative (1). Car il est clair que la perte de temps actuelle va au détriment des soins aux patients.

Pas moins de 94% des plus de 3.000 répondants ont indiqué que les charges administratives diminuent le plaisir au travail. Sur une semaine de travail de cinq jours, 40% de tâches administratives signifient deux journées entières de travail. Et toujours selon les répondants, le travail effectué la moitié de ces deux jours n’aurait pas de sens. Près d’un quart des spécialistes ont même le sentiment qu’ils pourraient faire quelque chose eux-mêmes pour réduire cette charge administrative.

Trois pistes de solution

Les 5.000 solutions que les spécialistes (en formation) ont proposées peuvent être classées en trois catégories:

  • Problème: trop peu de soutien pour le dossier patient informatisé (DPI)

Solution: rendez-le plus convivial et évitez le double encodage de données patients (principe only once). Actuellement, sept spécialistes sur dix doivent parfois réaliser la même tâche administrative plusieurs fois pour plusieurs parties. Utilisez un seul système DPI national, faites en sorte que le DPI soit un soutien au processus primaire (et non l’inverse), rendez le DPI plus efficient et plus intuitif, amenez un soutien vocal dans le DPI, donnez au patient l’accès à son dossier de sorte qu’il puisse lui-même y encoder ses données pertinentes, veillez à un meilleur lien entre des systèmes au sein de l’hôpital et en extra-hospitalier, améliorez les prestations techniques des systèmes comme la rapidité!

  • Problème: trop peu de soutien (en personnel) pour les tâches administratives

Solution:  laissez le travail de dactylographie à des secrétaires, des infirmières, des assistants; veillez à avoir un soutien administratif dans le cabinet lors de l’introduction des données; autorisez la réalisation de missions par voie orale (tout ne doit pas être écrit via le système).

  • Problème: suppression, réduction de tâches administratives spécifiques. Dans le top 5 des sujets qui prennent trop de temps aux spécialistes, on retrouve en tête de liste les indicateurs, les enregistrements de la qualité et les labels de qualité.

Solution: supprimez les indicateurs, les systèmes de qualité étendus à tout l’hôpital (JCI, NIAZ, ISO) et les labels de qualité qui ne disent que peu de choses sur la qualité réelle des soins ou qui ne contribuent pas à améliorer les soins. Cochez moins de choses dans le DPI. Limitez les enregistrements de qualité à un set (limité) fixé par le groupe professionnel. Faites en sorte que les infos émanant des indicateurs retournent directement chez les professionnels. Et enfin, les charges administratives que les spécialistes considèrent les plus utiles sont les rapports des dossiers de patients, des concertations multidisciplinaires et les documents pour les renvois aux autres prestataires de soins.

(1) Cette étude a été réalisée aux Pays-Bas par la Federatie Medisch Specialisten et la VvVA (Vereniging Verzekeringen en advies voor de zorgprofessional). Plus de 3.000 spécialistes y ont participé.

> Découvrir le rapport dans son intégralité ( en NL )

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